Não podemos negar que nos dias atuais, o que temos de mais precioso é nosso TEMPO.
Tudo acontece de forma rápida e nada sutil, se não estamos na hora e local exato, alguém vai estar lá e aproveita a oportunidade perdida. E isso vale para todas as áreas da vida: profissional, financeira, pessoal entre outras. Por esse e outros motivos cada vez mais as pessoas buscam maneiras de serem mais produtivas, através de técnicas ou ferramentas que auxiliem neste processo.
Gerenciamento do tempo nada mais é do que gerir prioridade ou em outras palavras planejar a execução de um grupo de tarefas/atividades, tendo como objetivo maximizar a realização de tarefas dentro de uma determinada linha de tempo.
Segundo Christian Barbosa um dos especialistas mais conhecidos no Brasil por produtividade, gestão do tempo e gestão de alta performance, em seu livro “Tríade do Tempo” ele apresenta um método de organização, baseado na divisão do tempo em três esferas: importante, urgente e circunstancial. Saber administrar estas três esferas de tempo é que vai definir como será seu dia, semana ou mês.
Esta capacidade de gerir o tempo irá evitar a procrastinação e falta de concentração, principalmente quando o objetivo é aumentar a produtividade. A gestão do tempo é trabalhar ativamente de forma organizada e otimizada.
E uma forma muito simples de começar é marcar em um caderno, agenda ou planilha de Excel fazendo uma lista de quais são as atividades que você precisa fazer, definir data para estas atividades e tempo que irá utilizar para executa-las, e então organizar sua agenda de forma que estas atividades sejam encerradas com pelo menos 1 dia de antecedência da data prevista. Esta é uma forma, ou você pode utilizar umas dadas técnicas apresentadas abaixo.
Ferramentas de gerenciamento de tempo
Método Getting Things Done
Getting Things Done (GTD) é uma metodologia de gerenciamento de tempo e produtividade bastante conhecida, que dá o nome a um livro de David Allen (em português, a “A arte de fazer acontecer – O método GTD”), que é seu idealizador.
A GTD prevê cinco passos grandes:
- Capturar – coletar o que precisa da sua atenção: utilize qualquer forma de registro, como uma gravação de áudio, nota em um caderno, de tudo que chama ou precisa da sua atenção (tarefas, ideias, projetos, etc.)
- Clarificar– explicar o que significa: é algo em que você pode agir? Se não, elimine a “coisa” ou arquive-a como referência. Se levaria menos de dois minutos para ser feita, faça-a imediatamente. E, se for levar mais tempo, delegue-a ou coloque em uma lista para depois.
- Organizar – coloque no “lugar certo”: crie listas apropriadas para cada classe de atividade e, nesta etapa, divida as atividades entre elas.
- Revise – reflita sobre com frequência: olhe para as suas listas com a frequência necessária para saber o que fazer em seguida, mas também limpe-a e atualize-a, quando precisar.
- Execução – “apenas faça”: utilize seu sistema como base para realmente agir
Matriz de gerenciamento de tempo
Acumular atividades pode dispersar e favorecer a procrastinação, além de tornar a rotina mais cansativa. A matriz de gerenciamento de tempo é uma ferramenta visual que ajuda a priorizar e administrar as horas do dia de acordo com o que realmente importa.
A ferramenta, também conhecida como Matriz de Eisenhower, envolve uma grade simples, com quadro quadrantes:
- Importante e urgente
- Importante, mas não urgente
- Não importante, mas urgente
- Não importante e não urgente
É importante saber diferenciar entre importante e urgente: o que tem um prazo curto é urgente, importante é o que realmente vai ter resultados e te levar para mais perto de algum objetivo.
Assim como a imagem mostra, a ideia é que você deve priorizar o que está no primeiro quadrante (importante e urgente) e programar as tarefas do segundo. No terceiro, em relação ao que não é importante mas é urgente, se puder, delegue. E tente eliminar do seu dia o que está no quarto, já que não é importante para sua rotina e nem urgente.
Técnica 5W2H
A metodologia 5W2H se baseia na resposta de 7 perguntas, que são representadas pelo 5W e 2H do seu nome. Tem como objetivo avaliar a importância e fomentar o início de qualquer projeto.
5W:
- What? (o que será feito?)
- Why? (por que será feito?)
- Where? (onde será feito?)
- When? (quando?)
- Who (por quem será feito?)
2H:
- How (como será feito?)
- How much (quanto vai custar?)
Respondendo as questões, você já tem o passo inicial para começar, de fato, o trabalho. A técnica ajuda no gerenciamento do tempo na medida em que evita a procrastinação e determina uma data para finalizar o trabalho. Basta dividir quebrar a sua responsabilidade em micro-objetivos e dividi-los durante os dias até o prazo final.
Técnica Pomodoro
É um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. Consiste na utilização de bloco de tempo para dividir o trabalho, separados por breves intervalos. Depois de muita pesquisa, Cirillo chegou ao período de 25 minutos como sendo o tempo ideal para esses blocos, também conhecidos como “pomodoros”.
Funciona assim:
1) Faça uma lista com as tarefas que estão pendentes;
2) Programe um cronômetro para 25 minutos (vale usar o despertador do celular);
3) Escolha uma das tarefas e trabalhe nela sem interrupções;
4) Quando o despertador tocar, faça uma pausa de 5 minutos (momento de tomar uma água ou café;
5) Risque a tarefa da sua lista depois que terminá-la;
6) Retome o trabalho depois da pausa por mais um “pomodoro” (25 minutos);
7) A cada quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa: 30 minutos até voltar ao trabalho;
A Técnica Pomodoro é muito boa para evitar a procrastinação (afinal, só dura 25 minutos, é relativamente fácil controlar a ansiedade pra não mexer no celular por esse tempo, né?) e é boa para quem precisa de uma ajudinha pra se concentrar. Só que fica a dica: se for preciso, encontre a melhor maneira de adaptar a técnica a sua necessidade.
Pronto, agora você já sabe um pouco mais sobre gestão do tempo e ferramentas para utilizar.
Aproveite essas informações!
Eu sou Ana Paula da Assessora.online, caso queira maiores informações e uma demonstração de como podemos te ajudar, acessa nosso site e solicite uma demonstração gratuita de 20 minutos.
Espero ter esclarecido suas dúvidas.
Logo eu volto com mais dicas e informações.
Ana Paula Toppel
