Muitas vezes, quando se abre o próprio negócio, é normal acabar fazendo tudo sozinho: atendendo clientes, recebendo pedidos, enviando encomendas, gerenciando as páginas das redes sociais e ainda muitas outras atividades.

O fato é que os motivos para se tornar um empreendedor são muitos, mas nada disso justifica não ter um tempinho livre para a própria vida pessoal. Justamente por isso que muitos empreendedores digitais optam pela contratação de uma assistente virtual, que possa assumir os processos e tarefas do dia-a-dia que são fundamentais para o bom andamento do negócio, mas que não são necessariamente voltados para o crescimento da empresa.

Sendo assim contratar uma profissional remota é como ter alguém para ajudar você nas suas tarefas diárias, mas sem ter que contratar um funcionário fixo. Além disso, o stress que muitos empresários passam é uma outra grande razão para contratar esse tipo de ajuda.

Então, se você se interessa pelo assunto, continue lendo e vamos saber um pouco mais sobre como contratar e quais os benefícios disso.

Vamos lá?!

Mas antes, o que é um assistente virtual?

Caso você ainda não saiba, nada mais é do que alguém irá trabalhar para você remotamente, podendo estar em qualquer lugar do mundo. Esse profissional irá realizar as tarefas online que você determinar para sua empresa ou para você mesmo.

Mais do que isso, ele ainda possui a possibilidade de trabalhar para vários clientes e assumir uma série de tarefas no seu dia a dia.

Para muitos empreendedores, principalmente os digitais, a secretária remota é como um primeiro funcionário, visto que normalmente não há orçamento para contratação de equipe em tempo integral nem mesmo tempo para dar conta de todos os processos sozinho.

Pelo fato de não serem funcionários permanentes, são considerados uma forma muito acessível para que se tenha uma ajuda continua nos processos empresariais, mas sem todas as despesas trabalhistas da contratação de um funcionário em tempo integral.

Você pode estar se perguntando agora sobre qual a diferença entre uma secretária remota e um freelancer. A verdade é que os assistentes são profissionais mais generalista e muitas vezes possuem experiência ou formação em áreas como comunicação, design, marketing ou administração. Além disso eles são os responsáveis por desempenhar tarefas variadas e também da rotina da sua empresa ao invés de apenas um trabalho como é o caso dos freelancer.

Podemos dizer então que a AV  não precisa, necessariamente, ser o responsável por todos os processos do site da sua loja, por exemplo. No entanto ele pode ajudar você a cuidar de algumas seções específicas, tais como gerenciando o conteúdo, atendimento ao cliente ou então realizando testes para ver se tudo está funcionando bem.

Sem dúvida, os assistentes virtuais são uma maneira para que os empresários, especialmente os iniciantes, possam treinar suas habilidades de delegar tarefas, gerenciamento e liderança.

Como contratar ?

Obviamente nem todos os assessores virtuais são iguais e é preciso averiguar cuidadosamente o perfil de cada um e isso deve se iniciar definindo as necessidades e condições em uma descrição de vaga. No entanto antes de escrever essa descrição, documente os processos que você deseja que o assistente realize.

Documente os processos que serão terceirizados

Contratar uma assistência remota é simples, mas trabalhar com ela é um pouco menos simples do que seria se fosse feito presencialmente. Para evitar erros e garantir que tudo vai sair da maneira como você deseja, é sempre uma boa ideia documentar todo o processo e determinar instruções que devem ser seguidas.

Você pode, por exemplo, realizar captura de tela para mostrar os passos do gerenciamento de um determinado aspecto do seu e-commerce. Já no caso do atendimento de cliente, caso sua secretária esteja lidando com clientes em lojas virtuais, você pode analisar suas respostas anteriores e criar uma espécie de roteiro de respostas que atenderá as situações mais frequentes, como por exemplo, como proceder um pedido de reembolso.

Descrição da vaga

Para contratar profissional remoto ideal para sua necessidade é necessário que a descrição da vaga seja especifica a ponto de atrair uma pessoa com as habilidades que você necessita. Esse será como um primeiro filtro.

Então inclua:

• O tamanho da empresa
• Ferramentas e aplicativos que serão utilizados
• Conhecimentos desejáveis para vaga
• Conhecimento em determinado idioma
• Lista de tarefas a serem realizadas

Você certamente pode publicar essa vaga em um meio tradicional, como é o caso de classificados de emprego, sejam eles online ou impressos. No entanto, certamente, o melhor meio para divulgar a sua oportunidade é através de plataformas específicas para essa finalidade ou realizar uma busca online de empresas que realizam este tipo de prestação de serviço.

Neste último caso há empresa que tem como prestação de serviços diversas secretárias online para realizar sua demanda ou atividades especificas, e você nem precisa se preocupar com este processo de seleção, contrata a atividade.

Uma outra dica é buscar referências recentes de empregos anteriores desses candidatos ou indicação de pessoas que já tenham utilizado empresas de terceirização de secretariado.

Benefícios 

Como você já deve imaginar, existe uma grande variedade de benefícios para quem decide contratar um secretária remota. O principal deles é a grande ajuda que esse profissional irá oferecer na realização de processos básicos e não especializados, que não precisam necessariamente ser feitos por você e acabam consumindo mais tempo.

Vamos ver mais algumas vantagem e benefícios de se contratar uma secretária virtual:

• Não há necessidade de um espaço físico ou de um escritório para que o funcionário possa trabalhar, visto que trabalha no seu próprio espaço e isso economiza custos;
• Economia de custos com pessoal, visto que não há o pagamento de sala, seguro social, férias e outros;
• Economia relativa a compra ou manutenção de equipamentos e sistemas para realização de tarefas administrativas visto que o próprio AV que possui os meios;
• Economia de tempo para que você possa se dedicar ao que realmente interessa, que é o crescimento do seu negócio e também a sua vida pessoal. Assim, as tarefas mais básicas podem ser delegadas a esse profissional;
• Mais facilidade para contatar clientes e também fornecedores caso estejam em um fuso horário diferente, visto que um profissional remoto possui horários mais flexíveis e que podem ser adaptados a sua necessidade.

Pronto, agora você já sabe um pouco mais sobre como contratar um assistente virtual e também os inúmeros benefícios que isso pode trazer para você e para a sua empresa. Aproveite essas informações!

Eu sou Ana Paula da Assessora.online, caso queira maiores informações e uma demonstração de como podemos te ajudar, acessa nosso site e solicite uma demonstração gratuita de 20 minutos.

Espero ter esclarecido suas dúvidas.

Logo eu volto com mais dicas e informações.

Por: Ana Paula Toppel